PILLOLE PRIVACY N° 8 – I DATI PERSONALI E …

Pillola n. 8

… l’utilizzo di strumenti personali sul luogo di lavoro

Smartphone, memory card, unità disco esterne, chiavette USB, Iphone; strumenti utili per rimanere sempre connessi, supporti di memorizzazione poco ingombranti che permettono di portare dietro o scaricare i documenti di cui si ha bisogno.

Ciascuno di questi device ha una grande utilità ma può essere fonte di pericoli. Come bisogna comportarsi? Quali sono le decisioni più giuste per scongiurare possibili danni?

 

Non sempre il divieto assoluto di utilizzare dispositivi personali sulla rete aziendale è la soluzione migliore; è probabile che sia la soluzione a minor rischio ma è anche vero che scegliere questa strada può essere penalizzante e limitativo.

In alcune realtà, il divieto di usare device esterni rischia di rendere più difficoltoso il lavoro : immaginiamo il caso di un consulente esterno che collabora con l’organizzazione e lavora connettendo il proprio PC alla rete aziendale oppure pensiamo alla possibilità di portare da un cliente una presentazione o altro materiale in modo agevole; tutti sappiamo quanto sia utile scambiare informazioni rapidamente o quanto, in certi momenti, sia importante avere una connessione funzionante per reperire informazioni in rete.

Non esiste quindi una ricetta buona per tutte le occasioni e ciascuna organizzazione dovrà dotarsi di regole “a propria misura”.

La cosa migliore, qualunque sia la regola che l’organizzazione decide di darsi in base al contesto in cui opera, è rendere note le condizioni secondo  le quali è ammesso l’utilizzo di device personali.

Il personale dipendente, i collaboratori e i visitatori occasionali devono conoscere le regole e attenervisi; l’organizzazione si doterà di processi e strumenti in grado di proteggere il perimetro e i dati aziendali (registrazioni e password ad hoc, installazioni di antivirus, abilitazioni temporanee).

Le regole devono essere facilmente comprensibili ed efficaci. A tale scopo, ogni organizzazione può inserire nel proprio regolamento interno un’apposita sezione che chiarisca le condizioni di utilizzo di device personali sul luogo di lavoro.

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