IL DATA PROTECTION MANAGEMENT SYSTEM

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Questo è il primo di tre articoli dedicati al Data Protection Management System (DPMS) descritto nel libro “Conoscere e implementare la privacy”, pensato per consulenti, imprese, enti e responsabili della protezione dei dati che, entro il mese di maggio 2018, dovranno adeguare i trattamenti dei dati personali alle prescrizioni del Regolamento europeo UE 2016/679.

Il DPMS proposto è basato sulle indicazioni della norma ISO 29100 ed è modellato tenendo sempre presenti gli obblighi imposti dal Regolamento ai Titolari o ai Responsabili.

La norma ISO 29100 non fa riferimento esplicito alla necessità di implementare un sistema di gestione; tuttavia, al fine di adottare un modello (“framework”) per la protezione dei dati personali efficace e in grado di migliorare nel tempo, abbiamo scelto di affrontare questo tema con l’approccio usualmente utilizzato per implementare un sistema di gestione aziendale.

La trattazione si basa sul processo “Plan-Do-Check-Act” (PDCA) (ciclo di Deming), impiegato per strutturare e definire di tutti i processi necessari a un sistema di gestione.

Se l’Input del processo sono le esigenze e le aspettative delle parti interessate (stakeholder) – quali ad esempio clienti, dipendenti, fornitori, azionisti – dopo l’implementazione delle azioni e dei processi necessari a soddisfarle (Attività), avremo come Output il controllo della sicurezza delle informazioni personali che soddisferà appieno le esigenze e le aspettative degli stakeholder.

Le quattro fasi dell’approccio PDCA sono:

Plan (definizione del sistema di gestione): partendo dall’analisi del contesto, si definiscono le politiche, gli obiettivi del sistema e si procede all’analisi dei rischi correlati al trattamento dei dati personali al fine di individuare il perimetro di implementazione del DPMS.

Do (implementazione del sistema di gestione): è la fase in cui si si rappresentano i processi, si stabiliscono i ruoli e le responsabilità, si descrivono le procedure e si definiscono i controlli e le evidenze oggettive (documenti e registrazioni).

Check (monitoraggio e revisione del sistema di gestione): è la fase in cui si valutano e si misurano, attraverso il monitoraggio e gli audit, i processi inerenti la protezione dei dati personali, gli obiettivi e le esperienze pratiche. I risultati sono raccolti e riportati al management per il riesame periodico della direzione.

Act (manutenzione e miglioramento del sistema di gestione): con lo scopo di migliorare continuamente il sistema di gestione, si intraprendono azioni correttive sulla base dei risultati della revisione interna e del riesame della direzione o con l’ausilio di altre informazioni rilevanti.

L’implementazione di un DPMS può produrre benefici all’organizzazione non solo in termini di conformità alle norme e di governance ma anche dal punto di vista del business.

Elenchiamo alcuni di questi benefici.

Conformità: prerequisito indispensabile di un sistema di gestione della protezione dei dati personali è la conformità alle leggi e alle normative nazionali ed europee.

Governance: la definizione di politiche, di processi e di momenti di controllo supporta la creazione di una cultura condivisa e favorisce la sensibilizzazione del personale e la responsabilizzazione del management in materia di protezione dei dati personali.

Business: l’esistenza di un sistema di gestione consolida la fiducia di clienti, fornitori e partner e aumenta il loro grado di soddisfazione nei confronti dell’organizzazione.

“Conoscere e implementare la Privacy” può essere ordinato in formato cartaceo al link http://www.youcanprint.it/fiction/business-ed-economia-generale/conoscere-e-implementare-la-privacy-9788892665354.html.

In formato e-pub è disponibile al link www.amazon.it/dp/B071X2V3HR

La prima parte del libro in formato pdf può essere invece richiesta direttamente a: www.privacyinchiaro.it/conoscere-implementare-la-privacy/

Le responsabilità del Data Protection Officer.

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Il Data Protection Officer è una figura di garanzia che opera in autonomia e non riceve dal Titolare o dal Responsabile che lo ha designato alcuna istruzione per quanto riguarda la protezione dei dati personali.

È tenuto al segreto o alla riservatezza in merito all’adempimento dei propri compiti e, nel loro svolgimento, si interfaccia con il Titolare e/o il Responsabile, con gli interessati, con i dipendenti dell’organizzazione e con l’Autorità Garante.

È importante chiarire che dal ruolo di controllo assegnato al DPO in merito al rispetto del Regolamento non deriva una sua responsabilità personale nel caso in cui sia riscontrata un’inosservanza o una violazione del Regolamento a carico della organizzazione in cui il DPO opera. È infatti il Titolare ad avere la responsabilità di adottare le misure tecniche e organizzative adeguate per garantire, ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento è effettuato conformemente alla legge.

Il DPO informa e fornisce consulenza al Titolare o al Responsabile, vigilando sull’applicazione delle norme e delle relative politiche aziendali, collaborando ad eventuali attività di audit, svolgendo attività di formazione, supportando l’organizzazione con informazioni e consigli mirati e fornendo, se richiesto, pareri in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati. Riceve, inoltre, la collaborazione delle funzioni organizzative che sono coinvolte a pieno titolo nel tema della protezione dei dati personali.

Gli interessati possono contattare il DPO per tutte le questioni relative al trattamento dei loro dati personali e all’esercizio dei loro diritti. Essi possono essere sia esterni all’organizzazione (clienti o associati) sia interni alla stessa (dipendenti): i dati di contatto del DPO sono perciò riportati nelle Informative cartacee e/o elettroniche (sito web).

Per quanto riguarda l’interazione con dipendenti e collaboratori del Titolare o del Responsabile, il DPO vigila sull’osservanza della norma in merito all’attribuzione dei ruoli e delle responsabilità all’interno dell’organizzazione, della formazione del personale che partecipa ai trattamenti e delle connesse attività di controllo.

È inoltre compito del DPO cooperare e fungere da punto di contatto per l’Autorità per le questioni connesse al trattamento, per rispondere a eventuali richieste del Garante o per effettuare, se del caso, opportune consultazioni relativamente a qualunque altra questione, come nel caso in cui si renda necessaria una consultazione preventiva in conseguenza del risultato della valutazione d’impatto preliminare.

 

Per approfondimenti si rimanda al libro “Conoscere e implementare la Privacy”.

Il libro può essere ordinato in formato cartaceo al link http://www.youcanprint.it/fiction/business-ed-economia-generale/conoscere-e-implementare-la-privacy-9788892665354.html.

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La prima parte del libro in formato pdf può essere invece richiesta direttamente a: www.privacyinchiaro.it/conoscere-implementare-la-privacy/

 

ACCOUNTABILITY – SCEGLIERE RESPONSABILMENTE E RISPONDERE DELLE PROPRIE DECISIONI

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Il GDPR assegna obblighi stringenti al Titolare del trattamento ma gli lascia anche alcuni gradi di libertà – la possibilità di prendere decisioni autonome, purché “adeguate” –  che trovano fondamento, appunto, nella capacità di far valere il senso di responsabilità e di darne conto, cioè di risponderne.

Il termine inglese accountability, tradotto in italiano con la parola responsabilizzazione, non lascia dubbi sul fatto che sarà necessario, per chiunque tratta informazioni personali, rispondere alle parti interessate, siano essi dipendenti, clienti, azionisti o autorità, delle proprie decisioni e delle proprie azioni.

Il senso di responsabilizzazione che il Titolare è chiamato a esercitare si manifesta infatti anche nella capacità di dimostrare di aver effettuato le operazioni di trattamento nel rispetto dei principi del Regolamento.

Ogni decisione non “vincolata” a priori – come per esempio l’adesione a un Codice di Condotta, la scelta in merito alle misure di sicurezza più adatte al contesto in cui opera, la valutazione del rischio, la nomina di un Responsabile, il trasferimento dei dati personali a un terzo – deve perciò tener responsabilmente conto delle prescrizioni normative e deve essere documentata, in modo che sia possibile fornire le evidenze del processo decisionale.

Il rilievo dato al senso di responsabilità è sicuramente un elemento di novità; d’altra parte, l’accountability è un principio cardine di una buona gestione aziendale.

Chi occupa posizioni di rilievo all’interno di un’impresa è consapevole di dover render conto delle proprie decisioni e sa di avere la responsabilità di raggiungere gli obiettivi che gli sono stati assegnati.

La ricchezza, informativa ed economica, associata alla gran quantità di dati personali circolanti ne ha trasformato il valore; i dati personali sono un importante asset aziendale ed è quindi interesse e dovere delle imprese proteggerli con lo stesso senso di responsabilità utilizzato per la gestione quotidiana del business.

La responsabilità è assegnata dal Regolamento alle figure chiave che, dal canto loro, non possono fare a meno di assumerla e di farla propria: dovranno quindi dimostrare, documenti alla mano, di aver svolto il proprio compito in modo lecito, corretto e trasparente, e di aver protetto i dati con misure di sicurezza adeguate.

Titolari e Responsabili dovranno conservare con cura l’evidenza di scelte, interventi e azioni intraprese.

 

Per approfondimenti si rimanda al libro “Conoscere e implementare la Privacy”.

Il libro può essere ordinato in formato cartaceo al link http://www.youcanprint.it/fiction/business-ed-economia-generale/conoscere-e-implementare-la-privacy-9788892665354.html.

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La prima parte del libro in formato pdf può essere invece richiesta direttamente a: www.privacyinchiaro.it/conoscere-implementare-la-privacy/

Il «triangolo» della protezione dei dati – parte II

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Parliamo ancora delle implicazioni legali, organizzative e informatiche legate all’applicazione del Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali in riferimento al “Triangolo della protezione dati” rappresentato in figura.

Accountability: Il Titolare deve assicurarsi di trattare i dati in modo lecito, corretto, trasparente e per finalità determinate; deve garantire che i dati siano adeguati, pertinenti ed esatti; deve conservarli e trattarli in modo da garantire loro un adeguato livello di protezione (aspetti legali). Il principio di responsabilizzazione richiede al Titolare di mettere in atto misure tecniche (aspetti informatici) e organizzative adeguate (aspetti organizzativi) per garantire, ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento è effettuato conformemente al Regolamento.

Gestione del Rischio: Il Regolamento impone l’obbligo della valutazione e della gestione del rischio. La mappa del rischio aziendale deve quindi tener conto dei rischi associati ai trattamenti dei dati personali e delle strategie intraprese per modificarne il profilo: è necessario, per esempio, tenere conto dell’eventualità di distruzione accidentale (aspetti organizzativi) o illegale dei dati (aspetti legali), di errori umani (aspetti organizzativi), della possibilità di accessi non autorizzati, dei rischi connessi alla trasmissione e all’archiviazione dei dati  o all’assenza di adeguate misure di sicurezza (aspetti informatici).

Diritto alla portabilità dei dati: Il diritto alla portabilità dei dati, esercitabile quando i dati sono trattati con mezzi automatizzati, rafforza il controllo degli interessati sulle proprie informazioni personali (aspetti legali) e ha un considerevole impatto a livello organizzativo, perché il Titolare dovrà predisporre le procedure e dotarsi di misure che gli permettano di rispondere tempestivamente ed esaurientemente alle richieste degli interessati (aspetti organizzativi). Questo nuovo diritto degli interessati ha una importante ricaduta a livello informatico: nelle situazioni in cui l’esercizio del diritto è consentito, sarà necessario adeguare le applicazioni esistenti e progettarne di nuove, tenendo presente che il diritto potrà essere fatto valere in qualsiasi momento (aspetti informatici).

Privacy by design e privacy by default: I concetti di privacy by design e privacy by default spostano il focus della privacy dagli aspetti legali e normativi a quelli legati all’organizzazione ed all’informatica. Titolari e/o Responsabili, infatti, devono adottare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per ogni specifica finalità del trattamento; tale obbligo vale per la quantità dei dati personali raccolti, la portata del trattamento, il periodo di conservazione e l’accessibilità dei dati. Inoltre, sempre, per impostazione predefinita, non dev’essere consentito l’accesso ai dati personali a un numero indefinito di persone fisiche senza l’intervento umano (aspetti organizzativi). Sistemi e applicazioni devono essere progettati e configurati riducendo al minimo l’utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando le finalità perseguite possono essere realizzate mediante, rispettivamente, dati pseudonimizzati o minimizzati o comunque con modalità che permettano di identificare l’interessato solo in caso di necessità (aspetti informatici).

 

Per approfondimenti si rimanda al libro “Conoscere e implementare la Privacy”.

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LA CERTIFICAZIONE DELLA DATA PROTECTION

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Il Codice di Condotta DPMS 44001:2016© stabilisce i requisiti di un sistema di gestione della protezione dei dati personali ed è un modello di riferimento adottabile in differenti contesti organizzativi a prescindere dalle dimensioni dell’entità interessata, dalle tipologie di trattamento di dati personali effettuate e dal settore di mercato in cui l’entità stessa opera.

Questo volume, a cura di Angelo Freni, Giuseppe Galgano, Vito Donato Grippa, Paola Limatola e Sebastiano Plutino, si prefigge l’intento di illustrarne i contenuti e di fornire indicazioni sulla sua applicazione a Titolari e Responsabili del trattamento che fossero interessati ad adottarlo.

Il Libro può essere ordinato al seguente link:  http://www.angelofreni.com