IL DATA PROTECTION MANAGEMENT SYSTEM

Questo è il primo di tre articoli dedicati al Data Protection Management System (DPMS) descritto nel libro “Conoscere e implementare la privacy”, pensato per consulenti, imprese, enti e responsabili della protezione dei dati che, entro il mese di maggio 2018, dovranno adeguare i trattamenti dei dati personali alle prescrizioni del Regolamento europeo UE 2016/679.

Il DPMS proposto è basato sulle indicazioni della norma ISO 29100 ed è modellato tenendo sempre presenti gli obblighi imposti dal Regolamento ai Titolari o ai Responsabili.

La norma ISO 29100 non fa riferimento esplicito alla necessità di implementare un sistema di gestione; tuttavia, al fine di adottare un modello (“framework”) per la protezione dei dati personali efficace e in grado di migliorare nel tempo, abbiamo scelto di affrontare questo tema con l’approccio usualmente utilizzato per implementare un sistema di gestione aziendale.

La trattazione si basa sul processo “Plan-Do-Check-Act” (PDCA) (ciclo di Deming), impiegato per strutturare e definire di tutti i processi necessari a un sistema di gestione.

Se l’Input del processo sono le esigenze e le aspettative delle parti interessate (stakeholder) – quali ad esempio clienti, dipendenti, fornitori, azionisti – dopo l’implementazione delle azioni e dei processi necessari a soddisfarle (Attività), avremo come Output il controllo della sicurezza delle informazioni personali che soddisferà appieno le esigenze e le aspettative degli stakeholder.

Le quattro fasi dell’approccio PDCA sono:

Plan (definizione del sistema di gestione): partendo dall’analisi del contesto, si definiscono le politiche, gli obiettivi del sistema e si procede all’analisi dei rischi correlati al trattamento dei dati personali al fine di individuare il perimetro di implementazione del DPMS.

Do (implementazione del sistema di gestione): è la fase in cui si si rappresentano i processi, si stabiliscono i ruoli e le responsabilità, si descrivono le procedure e si definiscono i controlli e le evidenze oggettive (documenti e registrazioni).

Check (monitoraggio e revisione del sistema di gestione): è la fase in cui si valutano e si misurano, attraverso il monitoraggio e gli audit, i processi inerenti la protezione dei dati personali, gli obiettivi e le esperienze pratiche. I risultati sono raccolti e riportati al management per il riesame periodico della direzione.

Act (manutenzione e miglioramento del sistema di gestione): con lo scopo di migliorare continuamente il sistema di gestione, si intraprendono azioni correttive sulla base dei risultati della revisione interna e del riesame della direzione o con l’ausilio di altre informazioni rilevanti.

L’implementazione di un DPMS può produrre benefici all’organizzazione non solo in termini di conformità alle norme e di governance ma anche dal punto di vista del business.

Elenchiamo alcuni di questi benefici.

Conformità: prerequisito indispensabile di un sistema di gestione della protezione dei dati personali è la conformità alle leggi e alle normative nazionali ed europee.

Governance: la definizione di politiche, di processi e di momenti di controllo supporta la creazione di una cultura condivisa e favorisce la sensibilizzazione del personale e la responsabilizzazione del management in materia di protezione dei dati personali.

Business: l’esistenza di un sistema di gestione consolida la fiducia di clienti, fornitori e partner e aumenta il loro grado di soddisfazione nei confronti dell’organizzazione.

Conoscere e implementare la Privacy” può essere ordinato in formato cartaceo al link http://www.youcanprint.it/fiction/business-ed-economia-generale/conoscere-e-implementare-la-privacy-9788892665354.html.

In formato e-pub è disponibile al link www.amazon.it/dp/B071X2V3HR

La prima parte del libro in formato pdf può essere invece richiesta direttamente a: www.privacyinchiaro.it/conoscere-implementare-la-privacy/

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