PILLOLE PRIVACY N° 13 – RISCHI E PRIORITÀ

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Pillola 13

GESTIRE IL RISCHIO E STABILIRE LE PRIORITÀ.

Il raggiungimento della conformità alla normativa passa per una corretta gestione dei rischi connessi al trattamento dei dati personali, che devono essere inseriti nella più ampia mappatura dei rischi aziendali.

I rischi “privacy” devono essere conosciuti, valutati e controllati, e le scelte sulla loro gestione devono tenere presenti, oltre agli imprescindibili obblighi di legge, le priorità e gli obiettivi dell’organizzazione.

I rischi non sono statici, mutano nel tempo e variano in funzione di fattori, interni ed esterni, che possono essere legati a variazioni normative, di contesto o di processo.

È perciò assolutamente necessario considerare la gestione del rischio come un tema in costante “divenire” che deve essere presidiato con attenzione.

LA VALUTAZIONE DELLO STATO ATTUALE

Per valutare in modo adeguato i rischi “privacy” dell’organizzazione è fondamentale avere una chiara rappresentazione dei suoi processi, della tipologia di dati personali gestiti, delle operazioni di trattamento effettuate, del flusso dei dati e delle responsabilità assegnate alle diverse funzioni.

Il tempo richiesto da questa fase preliminare di analisi è strettamente legato alle dimensioni dell’organizzazione e al settore di mercato in cui essa opera; può richiedere giorni o settimane e deve riguardare l’intera struttura.

L’analisi tiene in considerazione l’esistenza di attività di trattamento di dati personali affidate a ditte esterne e prende in considerazione anche i trattamenti “interni”, cioè quelli che riguardano i dipendenti o i collaboratori.

L’attività può essere svolta internamente o con il supporto di professionisti appositamente ingaggiati.

La valutazione del rischio parte dall’analisi dello stato attuale e dalla fotografia dell’esistente, che permetterà di identificare le azioni da compiere per il raggiungimento della conformità normativa.

DALLO STATO ATTUALE ALLO STATO VOLUTO.

L’analisi degli scostamenti tra la stato attuale e lo stato desiderato permette di individuare gli interventi necessari per il raggiungimento della conformità normativa.

Aziende di dimensioni analoghe che operano nello stesso settore di mercato possono avere situazioni molto diverse in funzione della loro storia e dell’organizzazione dei processi interni.

Dopo aver individuato le attività da svolgere è necessario assegnare loro delle priorità.

L’assegnazione delle priorità è sicuramente condizionata dalle scadenze di legge, come anche dagli obiettivi di business dell’azienda ma deve tenere nel massimo conto i risultati della valutazione di rischio.

I rischi con indice di probabilità e danno più elevati devono essere affrontati per primi, perché sono quelli che possono avere l’impatto più grande sulla vita dell’organizzazione.

È bene stabilire un piano di azione con date certe, assegnando chiaramente ruoli e responsabilità di realizzazione per la conclusione delle attività.

Il risultato di un piano ben eseguito (sono richiesti revisioni e aggiornamenti periodici ed è necessario attribuire la responsabilità della conduzione del piano in modo chiaro) è la riduzione del rischio e l’avvicinamento progressivo allo stato desiderato di conformità.

 

PILLOLE PRIVACY N° 12 – STRUMENTI E METODI

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PILLOLA 12

IL REGISTRO DEI TRATTAMENTI

TRASFERIMENTI DI DATI ALL’ESTERO

Il trasferimento di dati personali a un’entità o a una sede situata all’estero è ammesso in presenza di adeguate condizioni o garanzie.

Il Regolamento è ugualmente applicabile in tutti i paesi dell’Unione europea e, poiché le regole sono le stesse per tutti, il trasferimento all’interno di questi paesi è per definizione consentito.

Il discorso cambia quando i dati escono dai confini UE.

Diventa allora importante verificare se l’Autorità Garante ha emesso una decisione di adeguatezza per il paese destinatario dei dati; l’esistenza di una simile decisione attesta che le condizioni con le quali avvengono i trattamenti di dati personali all’interno di uno specifico stato sono state verificate e sono considerate congrue.

La situazione è diversa se tale decisione non esiste: in questi casi, spetta al titolare del trattamento verificare l’esistenza di forme di garanzia ammesse dalla legge (quali, ad esempio, la sottoscrizione di clausole contrattuali standard o l’esistenza di norme vincolanti d’impresa).

In assenza di garanzie adeguate di tutela dei diritti e delle libertà fondamentali degli individui, il trasferimento è vietato.

È compito del titolare del trattamento compiere le necessarie verifiche e agire nel rispetto della legge.

AFFIDAMENTO A TERZI DI TRATTAMENTI

È probabile che un’organizzazione decida di affidare, in tutto o in parte, operazioni di trattamento ad attori esterni; sia nel caso di esternalizzazioni complete di un servizio (pensiamo, ad esempio, all’elaborazione delle buste paga) sia nel caso di collaborazioni parziali (pensiamo, ad esempio, alla raccolta dei dati di possibili donatori affidata dalle ONLUS a società specializzate), il titolare del trattamento deve fare in modo che il coinvolgimento di terzi avvenga con regole chiare e responsabilità definite.

L’affidamento a terzi non può essere fatto a cuor leggero ma presuppone una serie di verifiche preliminari, a carico del Titolare, relativamente alla competenza e alla sicurezza offerta dal soggetto scelto.

Il terzo deve essere inoltre nominato, mediante atto formale, Responsabile del trattamento. La nomina riporta informazioni dettagliate sugli obblighi assunti e sul rapporto che lega le due parti e l’accordo è formalizzato mediante un contratto o un atto giuridico, che  contiene una descrizione dettagliata delle attività di trattamento che saranno svolte dal Responsabile esclusivamente dietro istruzione documentata del Titolare.

Il Responsabile dovrà garantire che le persone autorizzate a trattare i dati personali si siano impegnate alla riservatezza e dovrà impegnarsi a non affidare ad altri Responsabili specifiche attività di trattamento senza la preventiva autorizzazione del Titolare. Eventuali affidamenti a cascata dovranno essere formalizzati sulla base di contratto o atto giuridico che contenga gli stessi obblighi, in materia di protezione dati, sottoscritti dal terzo con il Titolare.

Il Responsabile ha l’obbligo di cancellare o restituire i dati in suo possesso al termine delle attività di trattamento effettuate per conto del Titolare e di assisterlo nel dare seguito alle richieste per l’esercizio dei diritti dell’interessato; tra le altre cose, deve garantire la sicurezza del trattamento e collaborare per la notifica di violazioni dei dati personali.

Il Responsabile, inoltre, può incorrere in sanzioni amministrative rilevanti in caso di violazioni degli obblighi previsti dalla normativa.

… (continua)

PILLOLE PRIVACY N° 11 – STRUMENTI E METODI

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Pillola 11

IL REGISTRO DEI TRATTAMENTI

PROTEGGERE I DATI, CONSERVARLI E CANCELLARLI.

Le scelte in merito al livello di protezione necessario per rendere sicuro il trattamento dei dati personali sono molto importanti.

Il tema della sicurezza e della misure di protezione tecniche e organizzative è molto complesso e non può essere esaurito in poche righe.

Quello che ci interessa sottolineare è che la sicurezza del trattamento è fatta di tante componenti, la cui criticità e rilevanza strategica variano in funzione del modo di funzionare  dell’organizzazione e del contesto in cui opera.

Coloro che, per esempio, raggiungono i propri clienti attraverso un sito dedicato e svolgono il proprio business essenzialmente attraverso internet, dovranno porre particolare attenzione alle scelte relative alla infrastruttura di rete e all’architettura IT (hardware e software) necessarie a garantire un trattamento sicuro; coloro che , al contrario, utilizzano la tecnologia limitatamente ad alcuni ambiti e funzioni (pensiamo, per esempio, a una scuola) dovranno porre la massima attenzione soprattutto alla organizzazione del lavoro e alla instaurazione di comportamenti “virtuosi” di tutte le parti coinvolte nel trattamento.

Le scelte in merito alle migliori modalità di conservazione dei dati sono, anch’esse, fortemente dipendenti dal contesto in cui opera il titolare del trattamento.

È possibile, per esempio, separare i dati sanitari o altre informazioni sensibili dai dati comuni, utilizzando archivi diversi e protezioni specifiche (quali ad esempio crittografia o pseudonimizzazione) per ridurre i rischi legati a possibili violazioni dovute a intrusioni o comportamenti scorretti.

È invece richiesto dal Regolamento, e perciò obbligatorio, rispettare i termini di cancellazione dei dati personali dichiarati nelle informative.

Capita spesso che i dati, archiviati elettronicamente o in cartaceo, non siano cancellati. In alcuni casi, i titolari non sanno neanche quali siano esattamente i dati di cui sono in possesso e in quali archivi si trovino. Questo, con il Regolamento, non sarà più possibile.

… (continua)

PILLOLE PRIVACY N° 10 – STRUMENTI E METODI

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PILLOLA 10

IL REGISTRO DEI TRATTAMENTI

Per molte aziende, la compilazione del Registro dei trattamenti non sarà un obbligo.

Tuttavia, consigliamo a ogni organizzazione, indipendentemente dalla dimensione e dal settore di mercato in cui opera, di predisporlo.

È un’ottima occasione per mettere ordine. Si ha in questo modo la possibilità di dotarsi di una mappa che contiene tutte le informazioni in merito alle caratteristiche delle operazioni effettuate e alle entità coinvolte nel processo.

La mappa così costruita, che dovrà essere aggiornata e mantenuta nel tempo per riflettere eventuali variazioni, permette, in qualunque momento, di avere un quadro chiaro in merito ai dati personali trattati dall’azienda e di avere a disposizione tutte le informazioni pertinenti in un unico documento; se consideriamo i dati personali un asset aziendale, al pari degli strumenti tecnologici che permettono di svolgere le attività di lavoro, il Registro dei trattamenti è, a pieno titolo, un “registro degli asset”.

In ogni caso, anche se decidessero di non compilare fisicamente il Registro, il Regolamento richiede alle organizzazioni di:

  • fare un censimento dei dati trattati, identificandoli in base alla categoria;
  • identificare le categorie di interessati al trattamento;
  • avere una chiara rappresentazione di come i dati sono elaborati, protetti, archiviati ed eliminati;
  • indicare il luogo di conservazione fisica degli archivi, verificando che gli eventuali trasferimenti di dati personali avvengano nel rispetto delle garanzie previste per legge.

Che il Titolare e l’eventuale Responsabile del trattamento siano a conoscenza di queste informazioni è dato per scontato; per questo, dovendo mettere mano all’impresa, la compilazione del Registro è veramente l’ultima delle incombenze!

Vedremo dunque, in modo molto sintetico, quali sono i passi necessari ad acquisire le informazioni che i soggetti che svolgono attività di trattamento devono obbligatoriamente possedere.

  • CLASSIFICAZIONE E INVENTARIO DEI DATI PERSONALI.

L’inventario dei dati personali oggetto di trattamento richiede una ricognizione puntuale delle informazioni in possesso dell’organizzazione.

È possibile effettuarlo intervistando, anche con l’utilizzo di appositi questionari, tutte le funzioni aziendali che effettuano operazioni di trattamento. È molto utile, in questa fase, farsi supportare dal responsabile IT o dai responsabili dei diversi ambiti applicativi, che hanno la visione dei flussi e dei processi che insistono sulle stesse basi di dati.

Non è sufficiente classificare i dati personali in base alla loro tipologia (dati comuni, dati relativi alla salute, dati biometrici) ma bisogna stabilire a chi si riferiscono (clienti, dipendenti, terzi esterni, imprese facenti parti dello stesso gruppo, associati), dove siano conservati (luogo fisico, sistemi IT e device) e dove siano fisicamente effettuate le operazioni di trattamento.

Per ciascuno di questi elementi – categorie di dati, categorie di interessati, luogo di conservazione, luogo di trattamento – sarà inoltre necessario verificare l’esistenza delle condizioni di legittimità del trattamento effettuato.

… (continua)

PILLOLE PRIVACY N° 9 – I DATI PERSONALI E …

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PILLOLA 9

… il marketing diretto

Chi utilizza il marketing diretto per inviare – via email o SMS – informazioni commerciali a clienti o potenziali clienti, alla pari di chi impiega il telefono per contattarli, deve fare molta attenzione agli obblighi di legge.

In primo luogo, l’utilizzo di dati personali per finalità di marketing diretto è ammessa solo con il preventivo consenso del destinatario del messaggio commerciale; pertanto, l’organizzazione dovrà massimamente occuparsi di raccogliere il consenso in modo valido e di conservarne l’evidenza, da esibire in caso di verifiche.

Il Regolamento europeo prevede che il consenso sia richiesto separatamente e specificatamente per ciascun mezzo di contatto e l’interessato ha la libertà di revocarlo in qualunque momento.

Come sottolineato dai provvedimenti emessi in materia dall’Autorità Garante nel corso degli anni, particolari cautele devono essere utilizzate nel caso di telefonate effettuate mediante call centre.

L’obbligo di iscrizione al ROC (Registro degli Operatori di Comunicazione), l’informazione circa il luogo fisico da cui parla l’operatore che risponde al telefono, la possibilità per l’interessato, nell’ipotesi in cui l’operatore sia collocato in un paese extra-UE, di richiedere che il servizio reso sia effettuato attraverso un operatore collocato in un paese dell’Unione Europea o del territorio nazionale… sono incombenze, a carico di coloro che prestano servizio tramite call centre o che si avvalgono di società specializzate, che dimostrano l’attenzione al tema e l’intenzione di ostacolare l’utilizzo scorretto di dati personali.

… l’email aziendale

La riservatezza della corrispondenza è protetta dall’articolo 15 della Costituzione italiana;  le caselle di posta elettronica aziendale assegnate a un individuo chiaramente identificato (tipicamente con nome e cognome) non sono perciò ispezionabili dal datore di lavoro, a meno di specifico intervento della autorità giudiziaria.

I regolamenti interni di una organizzazione possono tuttavia disciplinare e definire modalità di «condivisione» delle email (indirizzi condivisi, indirizzi di reparto, deleghe  in caso di assenza per motivi di salute o di vacanza) per tutelare gli interessi aziendali.

PILLOLE PRIVACY N° 8 – I DATI PERSONALI E …

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Pillola n. 8

… l’utilizzo di strumenti personali sul luogo di lavoro

Smartphone, memory card, unità disco esterne, chiavette USB, Iphone; strumenti utili per rimanere sempre connessi, supporti di memorizzazione poco ingombranti che permettono di portare dietro o scaricare i documenti di cui si ha bisogno.

Ciascuno di questi device ha una grande utilità ma può essere fonte di pericoli. Come bisogna comportarsi? Quali sono le decisioni più giuste per scongiurare possibili danni?

 

Non sempre il divieto assoluto di utilizzare dispositivi personali sulla rete aziendale è la soluzione migliore; è probabile che sia la soluzione a minor rischio ma è anche vero che scegliere questa strada può essere penalizzante e limitativo.

In alcune realtà, il divieto di usare device esterni rischia di rendere più difficoltoso il lavoro : immaginiamo il caso di un consulente esterno che collabora con l’organizzazione e lavora connettendo il proprio PC alla rete aziendale oppure pensiamo alla possibilità di portare da un cliente una presentazione o altro materiale in modo agevole; tutti sappiamo quanto sia utile scambiare informazioni rapidamente o quanto, in certi momenti, sia importante avere una connessione funzionante per reperire informazioni in rete.

Non esiste quindi una ricetta buona per tutte le occasioni e ciascuna organizzazione dovrà dotarsi di regole “a propria misura”.

La cosa migliore, qualunque sia la regola che l’organizzazione decide di darsi in base al contesto in cui opera, è rendere note le condizioni secondo  le quali è ammesso l’utilizzo di device personali.

Il personale dipendente, i collaboratori e i visitatori occasionali devono conoscere le regole e attenervisi; l’organizzazione si doterà di processi e strumenti in grado di proteggere il perimetro e i dati aziendali (registrazioni e password ad hoc, installazioni di antivirus, abilitazioni temporanee).

Le regole devono essere facilmente comprensibili ed efficaci. A tale scopo, ogni organizzazione può inserire nel proprio regolamento interno un’apposita sezione che chiarisca le condizioni di utilizzo di device personali sul luogo di lavoro.

PILLOLE PRIVACY N° 7 – I DATI PERSONALI E …

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PILLOLA 7

…  l’uso di strumenti di tracciamento

Gli eventuali strumenti di tracciamento adottati dall’organizzazione devono essere dichiarati agli interessati ed utilizzati secondo la legge.

L’utilizzo di cookies di terza parte su un sito, per esempio, o di web beacon, deve essere notificato agli interessati, che devono avere la possibilità di acconsentire o meno all’utilizzo di informazioni relative ai propri comportamenti in rete.

L’intenzione di utilizzare algoritmi di profilazione deve essere ugualmente evidenziata e richiede di norma il consenso esplicito dell’interessato.

Non è quindi possibile raccogliere ed utilizzare dati personali per inviare pubblicità mirata (la cosiddetta pubblicità comportamentale) senza che l’interessato ne sia consapevole e acconsenta.

L’impiego di sistemi di videosorveglianza nei luoghi di lavoro segue regole precise e, in alcune specifiche situazioni, richiede il preventivo accordo delle organizzazioni sindacali o dell’Autorità Garante. È necessario in ogni caso spiegare agli interessati perché l’organizzazione ha deciso di dotarsi di un sistema di videosorveglianza (quali siano cioè le finalità del trattamento); bisogna inoltre specificare come sono usate, memorizzate e protette le informazioni raccolte, per quanto tempo sono conservate e chi e per quale ragione ha accesso alle immagini.

Cautela richiede anche l’impiego di sistemi di geo-localizzazione; le APP che ne fanno uso, ad esempio, devono preventivamente informare gli interessati e ottenere il loro consenso prima di trattare i dati. Devono inoltre offrire la possibilità di disattivare il sistema di localizzazione se l’interessato desidera farlo.

GDPR: La gestione del rischio associato al trattamento dei dati personali

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Il rischio è un evento incerto o un insieme di eventi che, se si verificassero, potrebbero avere un effetto sul raggiungimento degli obiettivi aziendali; è perciò opportuno stimarlo e, successivamente, sviluppare strategie per governarlo.

L’attività di risk management relativa alla protezione dei dati personali è solo una declinazione della gestione del rischio aziendale e della sua governance; i rischi individuati dovranno quindi essere opportunamente valutati e successivamente inseriti, alla pari degli altri, all’interno della mappa dei rischi aziendali.

Nel caso specifico, poiché stiamo trattando il tema dei rischi associati alla protezione dei dati personali, i beni da proteggere – o asset primari – sono per l’appunto i dati personali e i processi impiegati per il loro trattamento.

Una corretta valutazione dei rischi non può prescindere dall’analisi dello specifico contesto in cui opera l’organizzazione.

Questo passo preliminare dev’essere compiuto anche per la valutazione dei rischi connessi al trattamento dei dati personali, perché è indispensabile avere una chiara rappresentazione degli asset a supporto del trattamento dei dati personali.  Ci riferiamo, per esempio, ad architetture hardware, piattaforme, software, reti ICT, ma anche a persone, documenti cartacei e modalità di distribuzione, conservazione e distruzione di questi ultimi.

Gli eventi incerti da cui è necessario proteggersi al fine di garantire l’integrità, la disponibilità e la riservatezza dei dati personali trattati possono essere legati a:

  • indisponibilità dei processi, ovvero i processi non esistono più o non funzionano più;
  • accesso illegittimo ai dati personali da parte di persone non autorizzate;
  • alterazioni o modifiche accidentali dei dati personali;
  • indisponibilità dei dati personali;
  • trattamento difforme da quello inizialmente previsto (deviazione dalla finalità definita, eccessiva o scorretta raccolta dei dati …).

Si procede quindi con l’identificazione dei rischi, che è possibile suddividere secondo le seguenti categorie:

  • rischi legati al comportamento delle persone;
  • rischi relativi agli strumenti di lavoro;
  • rischi relativi al contesto in cui si opera.

A ciascun rischio identificato sarà successivamente assegnato il valore relativo di probabilità e impatto per determinarne il peso e compilare la matrice probabilità-impatto.

Per maggiori informazioni sulla gestione del rischio inerente il trattamento dei dati personali e sul GDPR 2016/679 in generale si rimanda al libro “Conoscere e implementare la privacy”.

“Conoscere e implementare la Privacy” può essere ordinato in formato cartaceo al link http://www.youcanprint.it/fiction/business-ed-economia-generale/conoscere-e-implementare-la-privacy-9788892665354.html.

In formato e-pub è disponibile al link www.amazon.it/dp/B071X2V3HR

La prima parte del libro in formato pdf può essere invece richiesta direttamente a: www.privacyinchiaro.it/conoscere-implementare-la-privacy/

 

PILLOLE PRIVACY N° 6 – MISURE ORGANIZZATIVE

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Pillola 6

Le violazioni

I dati, inclusi quelli personali,  sono un patrimonio aziendale che deve essere protetto: è necessario quindi verificare costantemente la loro qualità e affidabilità e vigilare sui possibili tentativi di effrazione.

In caso di una violazione di dati personali è necessaria una pronta reazione di tutta l’organizzazione, allo scopo di limitare la perdita di informazioni, di scongiurarne un eventuale utilizzo illecito e, se del caso, di segnalare l’accaduto all’Autorità entro i termini previsti dalla legge.

Ciascuna organizzazione, tenendo conto della tecnologia utilizzata, delle categorie di dati gestiti e della loro numerosità, deve dotarsi di strumenti di controllo ed effettuare un monitoraggio interno allo scopo di prevenire o intercettare in tempi rapidi gli eventi sospetti.

Per reagire alla violazione in modo tempestivo ed efficace, è opportuno assegnare preventivamente responsabilità e compiti.

È necessario che tutte le componenti dell’organizzazione siano consapevoli dei comportamenti da tenere in caso di violazione e delle responsabilità di ciascuno, nonché delle modalità di comunicazione di accadimenti o fatti sospetti.

È opportuno fornire ai dipendenti chiare indicazioni in merito al canale da utilizzare (ad esempio un numero di telefono, un ufficio, un indirizzo e-mail) per segnalare un evento che necessita di essere indagato e quali siano le informazioni minimali da inserire nella comunicazione.

Gestione delle richieste degli interessati

L’organizzazione deve implementare i processi necessari a rispondere tempestivamente alle richieste degli interessati in merito all’esercizio dei loro diritti, secondo i termini di legge.

Le procedure, appositamente predisposte, dovranno contenere i criteri utilizzati per l’accertamento dell’identità del richiedente e per la valutazione della legittimità della richiesta nel caso, per esempio, questa sia fatta nell’interesse di un terzo (per esempio il genitore di un minore).

In funzione della tipologia della richiesta (relativa allo specifico diritto esercitato) si dovrà inoltre valutare se esistono i presupposti per procedere e si dovrà dare seguito alle stessa con azioni specifiche (cancellazione, rettifica, revoca del consenso, conferma dell’esistenza di dati personali del richiedente, eccetera).

Particolare attenzione è richiesta nel caso in cui il diritto esercitato – e esercitabile – sia quello relativo alla portabilità dei dati.

Il diritto alla portabilità è un nuovo diritto e le organizzazioni dovranno valutare quale sia il modo più efficace di ottemperare alla richiesta (modalità e formato di importazione ed esportazione di dati); a questo proposito, è opportuno vigilare su eventuali indicazioni che l’Autorità Garante potrebbe rilasciare su questo tema.

È opportuno tenere traccia delle richieste, anche a fini statistici e di valutazione interna, e documentarne l’evasione nei tempi prescritti.

Sebastiano Plutino relatore al seminario formativo SAEV sul GDPR

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Sebastiano Plutino ha partecipato in veste di relatore al seminario di approfondimento sulle novità introdotte dal Regolamento europeo 679/2016.

Il seminario, rivolto alla pubblica amministrazione locale, è stato organizzato da SAEV in collaborazione con l’Anci e con il patrocinio della Regione Marche e si è tenuto il giorno 22 settembre 2017 presso la Residenza Domus Stella Maris di Ancona.

Al link seguente è possibile richiedere i materiali del seminario: https://www.saev.biz/eventi-seminari/82-seminario-formativo-sul-nuovo-regolamento-europeo-679-16-in-materia-di-protezione-dei-dati-personali.