PILLOLE PRIVACY N° 18 – LA GEO – LOCALIZZAZIONE IN AMBITO DI LAVORO

Pillola 18

GEO-LOCALIZZAZIONE

La localizzazione di oggetti o mezzi utilizzati dai dipendenti o dai collaboratori del Titolare è solitamente legata a specifiche necessità di servizio o alle sue caratteristiche (ad esempio, l’opportunità di garantire la sicurezza di una vettura e dei suoi occupanti).

Il Titolare deve indicare chiaramente agli interessati quali siano le finalità del trattamento, raccogliere gli eventuali consensi e prevedere l’uso di strumenti tecnici per «disgiungere» i dati geografici da quelli personali.

L’ANALISI E LA DETERMINAZIONE DELLE FINALITÀ

Quali sono i documenti che un DPO deve analizzare e gli elementi che deve avere presenti per aiutare il Titolare a prendere decisioni corrette in questo ambito?

Il DPO deve innanzi tutto conoscere le linee guida emesse dal Garante e la ricca libreria di provvedimenti dell’Autorità sul tema, nonché le linee guida europee sulla localizzazione.

Ha inoltre conoscenza del contratto nazionale di lavoro applicabile al settore di mercato in cui opera l’impresa e delle leggi sul lavoro.

È importante che le esigenze aziendali di localizzazione (per esempio la tutela di mezzi e beni, l’ottimizzazione di percorsi, l’accesso ad aree ad alta pericolosità) – e quindi le finalità del trattamento – siano individuate chiaramente nel rispetto della normativa applicabile.

TECNOLOGIA, RISCHIO E MISURE TECNICO-ORGANIZZATIVE

Dopo aver condotto questa verifica, il DPO prende in esame le caratteristiche della tecnologia disponibile e il metodo di conservazione dei dati che si desidera implementare, per valutarne la coerenza con quanto emerso in fase di analisi.

In particolare, dovrà comprendere se il sistema abilita la localizzazione di «persone», individuare i rischi connessi con l’applicazione/tecnologia utilizzata e valutare l’adozione di misure tecniche e organizzative per mitigare eventuali rischi.

Dovrà inoltre fornire indicazioni in merito alla corretta informativa e all’eventuale raccolta del consenso degli interessati.

Se del caso, evidenzierà la necessità di una consultazione preventiva con l’Autorità Garante (qualora, a valle di una valutazione preliminare d’impatto emerga che la tecnologia/applicazione impiegata comporta rischi elevati per gli interessati).

L’eventuale esistenza di regolamenti interni e codici disciplinari aziendali, nonché la necessità di stipulare accordi specifici con le rappresentanze sindacali o con gli ispettorati territoriali del lavoro, devono essere ugualmente tenuti in considerazione per avere un quadro completo e prendere le decisioni adeguate.

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