IL REGISTRO DEI TRATTAMENTI

Secondo il Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali (GDPR), Titolari e Responsabili del Trattamento, e se del caso i loro Rappresentanti, ciascuno per la propria parte, hanno l’obbligo di compilare in forma scritta, anche elettronica, il Registro delle attività di trattamento svolte dall’organizzazione. È prevista una deroga per le organizzazioni con meno di 250 dipendenti, se:

  • le attività di trattamento effettuate non presentano un rischio per i diritti e le libertà dell’interessato;
  • il trattamento è occasionale o non include particolari categorie di dati (tutti quelli atti a rivelare l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, ovvero informazioni relative alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona) e non includa dati genetici o biometrici;
  • il trattamento è occasionale o non include dati personali relativi a condanne penali e a reati.

Il Registro contiene una serie di informazioni che differiscono leggermente tra di loro a seconda che il compilatore sia il Titolare o il Responsabile. Esso, su richiesta, deve essere messo a disposizione dell’Autorità Garante.

Di seguito spieghiamo brevemente quale sia l’utilità di questo documento e quali sono i benefici derivanti dalla sua compilazione.

Costruire il Registro dei Trattamenti significa comporre una mappa che contiene tutte le informazioni in merito a:

  • le operazioni che l’organizzazione effettua sui dati personali;
  • le caratteristiche dei dati personali oggetto di trattamento;
  • le entità coinvolte nel trattamento dei dati personali.

Un Registro ben scritto, ben tenuto e mantenuto, è il primo passo verso la conformità e un’ottima occasione per fare ordine.

Molte organizzazioni non sono consapevoli della quantità di informazioni personali di cui sono in possesso e, spesso, non sanno neanche con certezza dove e a quale scopo siano conservate.

Per questo, decidere di dedicare del tempo a reperire le informazioni e a metterle ordinatamente su carta o su un foglio elettronico permetterà di:

  • avere una chiara rappresentazione di come i dati personali sono elaborati, protetti, archiviati ed eliminati;
  • disporre di un patrimonio sempre aggiornato di conoscenza condivisa;
  • intervenire in modo mirato soltanto dove ce ne sia un effettivo bisogno;
  • apportare migliorie ai processi, ottimizzando tempo e risorse.

Il Registro dei Trattamenti può  quindi essere un’ottima base di partenza nella gestione dei dati personali per ogni tipo di organizzazione, qualunque siano le sue dimensioni e il suo giro d’affari.


Per maggiori informazioni sul Registro dei trattamenti e sul GDPR 2016/679 in generale si rimanda al libro “Conoscere e implementare la privacy

Conoscere e implementare la Privacy” può essere ordinato in formato cartaceo al link http://www.youcanprint.it/fiction/business-ed-economia-generale/conoscere-e-implementare-la-privacy-9788892665354.html.

In formato e-pub è disponibile al link www.amazon.it/dp/B071X2V3HR

La prima parte del libro in formato pdf può essere invece richiesta direttamente a: www.privacyinchiaro.it/conoscere-implementare-la-privacy/

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